ماهية التدبير
مفهوم التدبير
ان التدبير في مدلوله اللغوي يعني إعمال النظر والفكر، وتوقع العواقب قبل الإقدام عليها حذرا واحترازا واجتنابا. فالتدبير هو التخطيط المعقلن، وترصد العواق قبل الإقدام على فعل شيء ما، والتفكير في الأمور بجدية وعقلانية. وعليه، أما التدبير - اصطلاحا . فهو عبارة عن مجموعة من العمليات والتقنيات والآليات والخطط الإجرائية التي يعتمد عليها المدبر لتنفيذ الأنشطة والتعليمات والمشاريع في إطار زمكاني معين، انطلاقا من كفايات وأهداف محددة، واعتمادا كذلك على مجموعة من الموارد والطرائق والوسائل، سواء أكانت مادية أم معنوية.
و تؤدي كلمة التدبير في المعاجم والقواميس الأجنبية المعاني نفسها التي تؤديها في اللغة العربية، حيث تدل هذه الكلمة على القيادة والتخطيط والتسيير والتنظيم والقيادة والمراقبة لتحقيق الجودة والفعالية ويقصد بالتدبير بانه مجموعة من التقنيات التي تستعملها مؤسسة أو منظمة أو مقاولة ما لتحقيق أهدافها العامة والخاصة. وتتمثل هذه التقنيات في التخطيط، والتنظيم، والتنسيق، والقيادة، والمراقبة. وقد يعني التدبير مجموعة من الأشخاص الذين يديرون الإدارة أو المقاولة أو المؤسسة أو المنظمة، سواء أكانوا مديرين، مديرين، أطر، مسیرین، أم موجهين... وبصفة عامة، يعني التدبير مجمل التقنيات التي تعتمدها الإدارة لتنفيذ أعمالها وتصريفها. وغالبا ما يتخذ التدبير طابعا كميا باعتماده على المعايير الكمية القائمة على الإحصاء الرياضي والمحاسباتي.
كما يعني التدبير مجموعة من القواعد التي تتعلق بقيادة المقاولة الاقتصادية وتنظيمها وتسيير دفتها. أي أن مفهوم التدبير مفهوم اقتصادي بامتياز، يرتبه الارتباط بتسيير الشركات والمقاولات. والآتي، فهو بمثابة إدارة شاملة لمؤه مقاولة أو منظمة ما تعمل جادة لتحقيق الجودة المطلوبة، وفق مجموعة من الله المتدرجة والمتلاحقة والمتكاملة التي تتمثل في التخطيط، والتنظيم، والتنسيق، والقيادة، والمراقبة.
وبناء على ذلك، يمكن تقديم تعريف التدبير على أنه تفعيل أنشطة أو خدمات دانة ومتنوعة باستعمال الموارد البشرية اللازمة والمتخصصة في شتى میادین الحياة، استنادا إلى تخطيط مسبق، ووفق إنجاز محكم، ومراقبة آنية و بعدية، بناء على منهجية معقلنة وتحفيز مستمر لتلك الموارد البشرية.
فمن خلال هذا التعريف يمكن استخراج مقومات وأركان التدبير وهي التخطيط التنظيم، التحفيز، المراقبة التي تطبق في جميع الحالات سواء داخل المنظمات الإدارية، أو الوحدات المهنية، مهما اختلفت توجهاتها وأهدافها ومهما كان حجم وتكلفة برنامج عملها ومخططاتها.
وظائف علم التدبير
لعلم التدبير وظائف متعددة فمن جهة هناك وظيفة مركزية تتمثل في الوظيفة الإدارية، لكن تتفرع عنها مجموعة من الوظائف الفرعية التي يمكن حصرها في - الوظيفة التقنية القائمة على التصنيع، والتحويل، والإنتاج، - الوظيفة التجارية القائمة على الشراء والبيع والتبادل، - الوظيفة المالية التي تتمثل في التوظيف الأمثل للموارد المالية، - الوظيفة الأمنية التي تكمن في حفظ الأموال والأشخاص،
- الوظيفة الحسابية التي تعنى بحساب المداخيل والمصاريف بطريقة إحصائية، ومن جهة أخرى، يري هنري فايول أن للتدبير أربع وظائف أساسية هي: الحطيط ( التنبؤ) ، والتنظيم، والقيادة أو الإدارة، والمراقبة على النحو التالي:
التخطيط:
يعرف التخطيط بأنه بمثابة مسار من خلاله يحدد المدبر وعه من الأهداف لتحقيقها إجرائيا، مع اختيار إستراتيجيات العمل المناسبة لتبليغ داف أي أن التخطيط يهدف إلى رسم الخطة العامة التي توصل المدبر أو دراسة إلى تحقيق مجموعة من الأهداف، في ضوء الإمكانيات البشرية و المادية التخطيط والمالية والظروف السياقية.
هذا، وينبني التخطيط على مجموعة من الأبعاد، مثل: البعد الزمني (مت والبعد الغرضي ( تحقيق الأهداف)، والبعد التشخيصي (من)، والبعد الكيفي (الط والوسيلة) ، والعراقيل الممكنة (العوائق). فالتخطيط هو عملية ذهنية، تختص بتحديد مقدما ما يجب انجازه خلال فترة زمنية معينة، وهو عملية مهمة في وظيفة الإدارة فهو يساعد المقاولة على التعرف على مواطن القوة والضعف لديها كما يساعد على التعرف على المشكلات المستقبلية ويساعد على تجنبها ومن جهة أخرى يختل من أخطاء القرارات العشوائية، ويساعد على اتخاذ القرارات الأكثر أمانا وينقسم التخطيط إلى عدة أنواع .
التخطيط الاستراتيجي:
وهو تخطيط بعيد المدى، يأخذ في الاعتبار المتغيرات الداخلية والخارجية، ويحدد القطاعات وشرائح السوق المستهدفة وأسلوب المنافسة فهو عملية متجددة يتم تحديثها كل عام لدارسة المستجدات ولتقويم المنجزات ويضع في الحسبان الإستراتيجيات البديلة
قالتخطيط الإستراتيجي عموما يسطر الأهداف الكبرى للمقاولة) على المدى المتوسط والبعيد.
التخطيط التنفيذي:
هو جزء من التخطيط الإستراتيجي) ذلك أن الأهداف الطويلة الأمد تجزأ إلى أهداف قصيرة الأمد( تمتد إلى سنة) .
شروط ومبادئ التخطيط:
لنجاح التخطيط لابد أولا من توفر بعض الشروط الضرورية . أن تكون الخطة ثابتة خلال مدة التخطيط . أن تكون الخطة مرنة أي يسهل تأقلمها مع متغيرات ومستجدات المحيط الخارجي للمقاولة - أن تكون الخطة ملائمة للواقع.
مراحل التخطيط:
تتم عملية التخطيط عبر مجموعة من المراخ المتسلسلة والمترابطة فيما بينها:
المرحلة الأولى: دراسة الوضع الراهن، ووضع الافتراضات التي تنبني الشيء الذي يفيد في تحديد مواطن القوة والضعف داخل المقاولة تمديدات المحيط الخارجي للمقاولة ، فهذه الدراسة تمكن من توفير اللازمة لعملية التخطيط ثم بعد ذلك تحديد التنبؤات المستقبلية.
المرحلة الثانية: تحديد الأهداف بشكل دقيق آي الغاية من الخطة (ماذا نريد أن نحققه).
المرحلة الثالثة: إعداد مشروع الخطة، فبعد تحديد الهدف تنم ترجمتها برنامج مفصل وفيه تحدد الفترة الزمنية للخطة تكاليف الخطة، الإحتياجات من الموارد البشرية، التقنية والمالية ، دراسة بدائل للخطة.
المرحلة الرابعة: تنفيد الخطة، فالتخطيط ليس هو الهدف في حد ذاته، ولا ينبنى عليه نجاح المقاولة، انما يجب أن يكون مقرونا بالتنفيد الفعال الذي يضمن الوصول الى الأهداف المسطرة، ويتطلب كل المهارات في التنظيم، القيادة والرقابة.
المرحلة الخامسة: المتابعة والتقويم تهدف هذه المهمة الى التعرف على مدى تحقيق أهداف وبرامج الخطة بموازاة مع تحقيق الخطة وتنفيذها ،14 وتجدر الاشارة الى ان هناك العديد من وسائل وتقنيات المتابعة نذكر من بينها جدول المؤشرات الذي يمكن المقاولة من مقارنة الأعمال المنجزة بالأهداف المسطرة خلال زمني معين.
التنظيم :
الوظيفة الثانية التي تلي التخطيط ، ويعتمد على مجموعة من القواعد والسبل التي تستعمل التتبع العقلاني لما تم التخطيط له بهدف الإنتاجية از سردودية، وذلك بتوزيع العمل بكيفية محكمة بين أعضاء المنظمة، وتحديد شات والعلاقات التي تجمع بين الأفراد لبلوغ الأهداف المتوخاة في الزمان والمكان المحددين سلفا، وتقييم الكلفة والمنتوج.
مفهوم التنظيم وأهميته :
التنظيم ، من جهة هو وجود جماعة من الأفراد لك واحد منهم دور محدد و عمل معين يؤكل اليه ومن جهة أخرى، يقصد بالتنظور والهيكل أي المصالح والأقسام التي يعمل بها الأفراد والعلاقات التي تسود بينهما.
اويساعد التنظيم على توفير الوسائل التي تمكن الأفراد من العمل مع بعض بكفاءة، و تبسيط الإجراءات ، و تشجيع العمل الجماعي - بحيث تعمل الجماعة كوحدة واحدة - كما يمكن من تحقيق التوزيع العلمي للعمل و محاربة الازدواجية في العمل من خلال تحديد مهمة لكل فرد وتحديد العلاقات بين المصالح والأفراد و تحديد السلطة الممنوحة للأفراد وطرق ممارستها مع توضيح خطوط الاتصال ونقل القرارات الى جميع أجزاء المنشأة.
القيادة :
يسعي المدبر إلى إدارة الموظفين الذين يقومون بمهمة تنفيذ الأعمال وتصريفها، والعمل على تطويرها، والرفع من وتيرة سرعتها بطريقة إيجابية. ومن ثم، تقوم وظيفتا التواصل والتحفيز 17 والإشراف والتوجيه لتسهيل العمل، والرفع من وتيرة الإنتاج، وتخفيض تكلفته، وتحفيز العاملين من أجل تحقيق الأهداف المرسومة ومن هنا، يجب تتوفر في القائد المدبر مجموعة من الشروط روح المبادرة والإبداعية، وقوة التأثير، وكفاءة التنبؤ، والمرونة، والصبر، والعمل بالأهداف، والتركيز على العمل بدقة.
الرقابة :
تسعى المراقبة إلى اختبار الخطط المرسومة من خلال تحققة في علاقتها بالأهداف المسطرة. بمعنى أن المراقبة هي معالجة نقدية : البحث عن جودة الملاءمة بين العمل وأهداف المؤسسة، كما أن مهمة ة مبنية على قياس التقدم المتحقق عبر خطط ومستويات التبليغ هدف معين، من درجة الانحراف الحاصلة عن الوضعية الحالية والوضعية المرغوب في تحقيقها، بله عن رصد الأسباب والمعالجات الضرورية ومن أهداف الرقابة الحفاظ على ممتلكات المقاولة والتأكد من وجود وصحة المعلومات بالإضافة تطبيق تعليمات الإدارة وتشجيع تحسين الأداء والعمل مع السهر على تطبيق القوانين بشكل صحيح.
أنواع الرقابة :
تتم الرقابة على نوعين من المستويات التنظيمية الرقابة الإستراتجية وتهتم بمراقبة ملائمة الخيارات الإستراتجية للمقاولة مع القوانين والأهداف المسطرة مثلا قانون البيئة، قانون الشغل، القانون التجاري، القانون المالي.. فالرقابية الإستراتجية تكون إما من طرف متخصصين من داخل المقاولة المقاولات الكبرى) أو خارج المقاولة بالنسب لأغلب المقاولات. الرقابة الداخلية (العملية) هناك العديد من التعريفات للرقابة الرقابة الداخلية ، حيث قد وضعت أغلب التعريفات من طرف المؤسسات المهنية للمحاسبة والمالية ، فالرقابة الداخلية هي مجموعة من الآليات الاحترازية التي وضعتها المقاولة من أجل مراقبة جميع الموارد والمعلومات لديها والتأكد من ملائمتها للمعايير المعمول بها بصفة علمية ، فالرقابة الداخلية هي السيطرة على نشاطات المقاولة ومطابقة جميع العمليات للأسس والقوانين المعمول بها بالإضافة الإستعمال الأفضل للموارد.